Điều 1. Chức năng

Văn phòng Tập đoàn Công nghiệp Cao su Việt Nam (sau đây gọi là Văn phòng Tập đoàn) là cơ quan chuyên môn thuộc Tập đoàn; bộ máy tham mưu, giúp việc, phục vụ hoạt động của Hội đồng quản trị, Ban Tổng Giám đốc Tập đoàn.

Văn phòng Tập đoàn có chức năng tham mưu, giúp Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc (bao gồm các Phó Tổng Giám đốc) về: Tổ chức các hoạt động chung của Tập đoàn, đảm bảo công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành hoạt động của Tập đoàn được thông suốt từ Công ty mẹ – Tập đoàn đến các đơn vị thành viên Tập đoàn; quản lý hệ thống công nghệ thông tin, xây dựng văn phòng điện tử, ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số; công tác hành chính, tổng hợp, văn thư, lưu trữ; công tác quản trị nội bộ, đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật, hậu cần, lễ tân, khánh tiết cho hoạt động của Tập đoàn; công tác đối ngoại, truyền thông và phối hợp với các cơ quan truyền thông, báo chí.

Điều 2. Nhiệm vụ

A. Công tác hành chính, tổng hợp

1. Giúp việc cho Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc Tập đoàn trong việc xử lý thông tin, chuẩn bị nội dung, hồ sơ, tài liệu phục vụ các cuộc họp, buổi làm việc. Tham dự và dự thảo biên bản, thông báo kết luận các cuộc họp của Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc Tập đoàn hoặc theo phân công của Lãnh đạo Tập đoàn.
2. Phối hợp với các Ban, đơn vị có liên quan thực hiện chế độ báo cáo, thông tin đến Chính phủ, Bộ ngành Trung ương, địa phương; thực hiện tổng hợp và lập báo cáo định kỳ, đột xuất về tình hình hoạt động của Tập đoàn theo nội dung được phân công.
3. Phối hợp thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất về việc thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định của Chủ tịch Hội đồng quản trị và Ban Tổng Giám đốc.
4. Thông báo kết quả các buổi làm việc của Lãnh đạo Tập đoàn với Lãnh đạo các cơ quan Trung ương, địa phương. Thông báo ý kiến chỉ đạo, kết luận của Chủ tịch/ Thành viên Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc, các Phó Tổng Giám đốc Tập đoàn đến các Ban chuyên môn, các đơn vị thành viên.
5. Phối hợp theo dõi, tổng hợp, đánh giá tình hình, báo cáo kết quả thực hiện các chỉ đạo của Lãnh đạo Tập đoàn theo các thông báo kết luận cuộc họp; việc xử lý các đề xuất, kiến nghị của các đơn vị thành viên, đơn vị trực thuộc; việc xử lý các văn bản Bộ ngành Trung ương, địa phương gửi đến.
6. Xây dựng và quản lý chương trình công tác của Lãnh đạo Tập đoàn theo phân công; theo dõi và đôn đốc các Ban, bộ phận, tổ chức có liên quan thực hiện các nội dung, chương trình công tác đã đề ra.
7. Tổ chức, quản lý và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Tập đoàn theo quy định pháp luật và quy chế, quy định của Tập đoàn.
8. Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của Tập đoàn theo quy định pháp luật và quy chế, quy định của Tập đoàn.
9. Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác hành chính văn phòng.
10. Phối hợp với Ban Điều phối ISO Tập đoàn để triển khai thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO đối với các nội dung, hạng mục liên quan đến hoạt động của Văn phòng.
11. Quan hệ, làm việc với các cơ quan hữu quan và các tổ chức trong nước để thực hiện nhiệm vụ  Lãnh đạo Tập đoàn giao.

B. Công tác quản trị, khánh tiết, hậu cần, lễ tân

1. Quản lý tài sản, vận hành hoạt động của các trụ sở phù hợp với quy định của Tập đoàn; phối hợp thực hiện thủ tục thanh toán các khoản thuế, phí đối với tài sản là đất đai.
2. Phối hợp và theo dõi việc cho thuê một phần diện tích nhà, đất.
3. Giám sát và phối hợp đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý và vận hành hoạt động của trụ sở. Thực hiện công tác bảo quản, bảo dưỡng, sửa chữa và duy tu các trang thiết bị, công cụ, dụng cụ tại các trụ sở khác theo quy định  của Tập đoàn.
4. Phối hợp theo dõi thu chi các dịch vụ cung cấp tại các trụ sở của Tập đoàn.
5. Bảo đảm phương tiện, điều kiện vật chất và lễ tân cho các cuộc họp, làm việc, tiếp khách của Lãnh đạo Tập đoàn với các Bộ ngành, địa phương, các cơ quan, tổ chức trong nước và ngoài nước tại trụ sở của Tập đoàn theo quy định.
6. Tổng hợp nhu cầu và đề xuất mua sắm, quản lý, cấp phát vật tư, trang thiết bị, phương tiện, công cụ dụng cụ, phiếu nhiên liệu, văn phòng phẩm... phục vụ hoạt động của Công ty mẹ – Tập đoàn (không bao gồm thiết bị công nghệ thông tin) phù hợp với quy định Tập đoàn.
7. Quản lý, theo dõi và duy trì các hợp đồng dịch vụ điện, nước các trụ sở, dịch vụ thông tin liên lạc của Lãnh đạo Tập đoàn.
8. Phối hợp điều động xe hợp lý phục vụ công tác cho khách mời, cho hoạt động của Công ty mẹ – Tập đoàn, phục vụ cho các chuyến công tác cho các đối tượng theo quy định của Tập đoàn; đảm bảo phương tiện phục vụ cho các sự kiện của Tập đoàn. Bảo quản, bảo dưỡng, sửa chữa và duy tu xe đúng quy định và quy trình kỹ thuật đảm bảo an toàn giao thông tối đa. Chủ trì, phối hợp với các Ban liên quan thực hiện thanh lý và mua xe phục vụ hoạt động của Công ty mẹ – Tập đoàn.
9. Tổ chức công tác kiểm soát ra, vào trụ sở; phối hợp với Ban Quản lý tòa nhà, các bộ phận có liên quan theo dõi công tác trực bảo vệ trụ sở 24/24 giờ, việc thực hiện các quy trình công tác bảo vệ; phân bổ và cung cấp trang thiết bị, công cụ dụng cụ nhằm hỗ trợ cho tổ bảo vệ đảm bảo xe, tài sản của cán bộ, nhân viên, người lao động và của khách đến liên hệ công tác. Phối hợp, tổ chức các khóa tập huấn nâng cao nghiệp vụ cho lực lượng bảo vệ trụ sở.
10. Phối hợp với các Ban, đơn vị có liên quan xây dựng phương án và biện pháp phòng chống cháy nổ, chữa cháy tại các trụ sở làm việc của Tập đoàn.
11. Phối hợp với các Ban có liên quan tổ chức kiểm kê tài sản, trang thiết bị… và báo cáo kết quả kiểm kê tài sản hàng năm tại Công ty mẹ – Tập đoàn.
12. Chủ trì phối hợp với cơ quan y tế và tổ chức công đoàn thực hiện công tác bảo vệ, chăm sóc sức khỏe cho cán bộ, nhân viên và người lao động thuộc Công ty mẹ – Tập đoàn.
13. Thực hiện công tác thăm hỏi, hiếu hỷ.
14. Phối hợp với các Ban có liên quan triển khai các giải pháp thực hiện tiết kiệm, chống lãng phí tại Công ty mẹ – Tập đoàn.
15. Phối hợp với các Ban có liên quan tổng hợp kinh phí, quản lý chi tiêu các cuộc họp, hội nghị, sự kiện theo quy định của Tập đoàn.

C. Lĩnh vực công nghệ thông tin

1. Tham mưu, tư vấn xây dựng và tổ chức thực hiện chiến lược, quy hoạch, các đề án, chương trình, kế hoạch trung và dài hạn, hàng năm về ứng dụng công nghệ thông tin, công tác chuyển đổi số đảm bảo phù hợp với xu hướng phát triển, mục tiêu chung và cụ thể của Tập đoàn.
2. Quản lý, vận hành hệ thống công nghệ thông tin của Công ty mẹ - Tập đoàn; phối hợp với các Ban chuyên môn, đơn vị thành viên để tham mưu, đề xuất xây dựng và đầu tư các dự án công nghệ thông tin tương thích, phù hợp với hoạt động và xu hướng phát triển của Tập đoàn và các đơn vị. Quản lý theo dõi, vận hành hệ thống chấm công tại Công ty mẹ – Tập đoàn, tổng hợp báo cáo theo chỉ đạo của Lãnh đạo Tập đoàn.
3. Quản lý và đảm bảo sự liên tục trong việc vận hành, truyền tải thông tin của hệ thống liên thông văn bản điện tử đến Ủy ban Quản lý vốn nhà nước tại doanh nghiệp, Đảng ủy Khối Doanh nghiệp Trung ương, Văn phòng Chính phủ và các Bộ ngành, địa phương khác (nếu có). Theo dõi và bảo đảm hệ thống máy chủ, các máy tính, mạng nội bộ, internet, wifi… luôn thông suốt. Xây dựng và quản lý trung tâm dữ liệu (Data Center) và vùng lưu trữ dữ liệu (Hosting) của Tập đoàn.
4. Tổng hợp nhu cầu của các Ban, Văn phòng và đề xuất, tham mưu cho Lãnh đạo các cấp về việc mua sắm thiết bị tin học…; lập kế hoạch mua sắm thường xuyên các trang thiết bị tin học, phần mềm… hàng năm; phối hợp với các Ban liên quan thực hiện mua sắm, cấp phát, thanh lý và quản lý tài sản, trang thiết bị công nghệ thông tin tại Công ty mẹ – Tập đoàn.
5. Phối hợp với các Ban có liên quan tổ chức kiểm kê tài sản, trang thiết bị tin học hàng năm thuộc Công ty mẹ – Tập đoàn.
6. Tham mưu, đề xuất việc triển khai các đề án, giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin, phầm mềm quản lý... theo lộ trình phù hợp với chiến lược công nghệ thông tin của Tập đoàn, xu hướng phát triển của lĩnh vực công nghệ nhằm đảm bảo mục tiêu phục vụ tối ưu cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo của Tập đoàn.
7. Đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin, bản quyền các hệ thống phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin của Tập đoàn.
8. Quản lý thông tin, tài khoản của Tập đoàn bao gồm nhưng không giới hạn các hạng mục như: trang thông tin điện tử (website) của Tập đoàn; hệ thống thư điện tử (email), hệ thống văn phòng điện tử, quản lý hệ thống thông tin SMS, danh bạ điện tử (VRG Contact), các bản tin, các phần mềm ứng dụng thông tin khác.
9. Tham mưu xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch nghiên cứu, tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng trong lĩnh vực công nghệ thông tin, giải pháp nâng cao và phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin của Tập đoàn và các đơn vị thành viên.
10. Tuyên truyền, quán triệt các quy định, hướng dẫn của cấp thẩm quyền về lĩnh vực công nghệ thông tin, thực hiện các cảnh báo, thông báo, hướng dẫn, hỗ trợ về lĩnh vực công nghệ thông tin tại Công ty mẹ – Tập đoàn và cho các đơn vị trực thuộc Tập đoàn.
11. Thực hiện các công tác khác như: quản lý và tổng hợp số liệu báo cáo hàng tuần về hoạt động của Tập đoàn, công tác in ấn, thiết kế đồ hoạ phục vụ cho hoạt động, các sự kiện của Tập đoàn, đề xuất in ấn lịch, thiệp chúc Tết... hàng năm.

D. Công tác truyền thông, sự kiện

1. Theo dõi, cập nhật thông tin báo chí liên quan đến Tập đoàn; tham mưu xử lý khủng hoảng truyền thông.
2. Xây dựng kế hoạch ký kết thỏa thuận, hợp tác, hợp đồng truyền thông, quảng cáo với các cơ quan báo chí, truyền thông.
3. Theo dõi, thực hiện các nội dung, hợp đồng quảng cáo, truyền thông, tài trợ, hỗ trợ kinh phí…
4. Phối hợp với Tạp chí Cao su Việt Nam và các Ban chuyên môn Tập đoàn soạn thảo, biên tập các bài viết, bài phát biểu, trả lời phỏng vấn báo chí theo chỉ đạo, phân công của Lãnh đạo Tập đoàn.
5. Thực hiện công tác đối ngoại với các cơ quan, tổ chức trong nước, các cơ quan báo chí, truyền thông để thực hiện nhiệm vụ Lãnh đạo Tập đoàn giao.
6. Tổ chức và phối hợp tổ chức các cuộc hội nghị, hội thảo, hội thi, các sự kiện và chương trình tập huấn của Tập đoàn.
7. Quản lý Phòng Truyền thống của Tập đoàn, cập nhật thông tin, hình ảnh, thuyết minh cho phù hợp.

Điều 3. Quyền hạn

1. Lãnh đạo Văn phòng được tham dự các kỳ họp của Lãnh đạo Tập đoàn về các nội dung liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng và cử nhân sự của Văn phòng tham dự khi được sự đồng ý của Lãnh đạo Tập đoàn.
2. Văn phòng được dự các cuộc họp của các đơn vị thành viên liên quan hoạt động sản xuất kinh doanh; dự các hội nghị, hội thảo liên quan đến nghiệp vụ công tác văn phòng và chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng.
3. Văn phòng thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo Quy định này tại các đơn vị thành viên khi có yêu cầu bằng văn bản của Người đại diện vốn Tập đoàn và được sự chấp thuận của Lãnh đạo Tập đoàn. Trong trường hợp phát hiện có dấu hiệu vi phạm quy định, quy trình, thủ tục về công tác hành chính, quản trị văn phòng mà Người đại diện vốn Tập đoàn tại đơn vị không có yêu cầu, Văn phòng chủ động đề xuất thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng.
4. Văn phòng có thể yêu cầu các đơn vị thành viên Tập đoàn báo cáo hoặc cung cấp số liệu, tài liệu, thông tin liên quan đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng.
5. Chánh Văn phòng được Tổng Giám đốc giao ký thừa lệnh các thông báo kết luận cuộc họp, thông báo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Tập đoàn và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ gửi đến các đơn vị thành viên đồng thời gửi Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc để báo cáo.

Điều 4. Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức Văn phòng Tập đoàn gồm các bộ phận chức năng:

• Phòng Công nghệ thông tin;
• Tổ Hành chính Tổng hợp;
• Tổ Quản trị Văn phòng;
• Tổ Truyền thông, sự kiện;
• Tổ Bảo vệ;
• Đội xe.